見積書作成は、ビジネスマンの日常業務です。最初はかなり慣れなくて苦労する人も多いのではないでしょうか。

社会が複雑になり、スピーディーになるにつれて見積書の作成も複雑になる傾向があります。従って、今の世の中では、見積書の作成はコンピュータによってなされるのが一般的です。さて、見積書を手書きで作成すると、時間や労力の無駄につながることもありますが、経済活動の複雑化によりそもそも見積書を手書きで作成することができないケースも多々あります。

複雑な見積書の作成には、ベテランのビジネスマンのノウハウが詰まっています。

見積書を会社のノウハウとして蓄積し、誰でもが参照できるようにすることで、ノウハウの共有をはかることができます。お客様のニーズを引き出して、最適な見積書を作成すること。社会の電子化、スピード化が進んでも営業マンの真価が問われる資質の1つとして、見積書作成は大変重要な作業です。

取引先から見積書作成を依頼されたとき悩んだことはありませんか？ビジネス文書の一つで、この見積もり書をもとに、発注がなされ、納品書や請求書が作成されます。とても大事な作業であり、ミスは許されません。気を使いますよね。

この見積もり書の作成方法や提出方法についてご説明したいと思います。 見積書は物品の売買や購入に関わるケースのほかに見積書が使われる例としては、企画書や提案書などを提出する際に、そのプランを実行に移すにあたって必要な費用の目安として見積書を添付して提出する場合があります。 ビジネスには欠かせないものです。見積の依頼の場合、単価はカタログなどで、解っていても、数量や支払条件、その他により変更する場合があります、

また当然にビジネス取引上の諸条件が食い違ってもいけません。見積書依頼の文書を書くポインとしては品名、品質、数量等の仕様は出来るだけ詳しく書く。納期、受けわたし場所、発送方法、諸経費の負担、そして支払い方法等の取引条件をしっかり明記することにより間違いのない、見積が作成できます。見積を依頼された場合、当然に回答の文面を、昨今ではファックスやメールにての返答が多くなっています

見積書依頼に対する回答の基本は、見積依頼に対する、お礼の言葉と、間違いのない正確なが不可欠なのです。

ビジネス文書で最も重要なポイントは、理解しやすいことでしょう。一度読めば、何を言いたいのかが理解出来る読みやすい、サッと読めるように書かれていることなど。書籍やインターネットでも、ビジネス文書の目的別、用途別のサンプル、フォーマットがダウンロード出来ますので、見本にするとやり方がつかめます。

またビジネスの基本として、誤字、脱字がないよう細心の注意を払う相手の名前、会社名などを間違わない数値、データを使う場合は、正確ににも、注意をしてください。本的には見積書は 手渡しで提出するのが正式なビジネスマナーですが、 先方が遠方であったり、急いでいる場合には、ＦＡＸや、メールといった手段を用いることも多々あります。

持参するかどうかも含めて、提出方法については、先方に確認をするのが最良の方法だと思います。メールで見積を提出する場合は添付ファイルの形で送ることになりますが、あらかじめ先方に「メールに添付ファイルを つけて送信させて頂きます」と必ず了承を得ましょう。 タイミングとスピードが大事。いつまでに見積を出します、と約束した場合は、その期限を厳守しましょう。期限のない場合は、できるだけ早く提出するように心掛けましょう。

見積書を送る場合送付案内状をつけます。送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、ＦＡＸを送信するときに添えたりする書面 のことをさします。もし、送付案内書やＦＡＸ送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。

また、本来の目的とは異なりますが、ＦＡＸ操作ミスなどの理由で、誤って別 の相手先にＦＡＸ文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。正確さ、迅速さ、丁寧さ、いろいろなものが求められる見積書、ビジネスマンには不可欠な作業なので、正確なスキルを身につけましょう。